Was machst du? Beschreiben Sie Ihr Unternehmen.
Die RHEA Group bietet maßgeschneiderte technische Lösungen, Systementwicklung und Sicherheitsdienste für die Raumfahrt, das Militär, die Regierung und andere kritische Infrastrukturen. Unser Hauptsitz befindet sich in Belgien, wir sind in 11 Ländern vertreten und beschäftigen international über 650 Mitarbeiter.
Was war Ihr Problem und welche Herausforderungen hinderten Sie daran, das Problem einfach zu lösen?
Wir kommen aus einem manuell gepflegten Informationssystem. Wir haben hauptsächlich mit Tabellenkalkulationen und Dateiservern gearbeitet und Dokumente und Versionen manuell verfolgt. Infolgedessen verfügten wir über ein nicht integriertes Informationssystem, dessen Wartung sehr aufwändig war und viele Redundanzen und Inkonsistenzen aufwies.
Wie haben Sie von unserer Lösung erfahren? Haben Sie andere Anbieter in Betracht gezogen? Nach welchen Kriterien haben Sie BPA und Microsoft ausgewählt?
Wir sind auf BPA Solutions gestoßen, als wir nach einer Office 365-basierten Qualitätsmanagementsoftware gegoogelt haben. Wir haben auch andere Anbieter wie Mastercontrol, Salesforce Compliance Quest und Vivaldi in Betracht gezogen. BPAQuality365 wurde ausgewählt, weil es alle Module für ein integriertes Managementsystem (IMS) mit guten Preiskonditionen enthält, eine große Agilität zur Anpassung an unsere Bedürfnisse bietet und in unserer bestehenden Office 365-Umgebung läuft.
Was war die Lösung? Wie wurden Ihre Herausforderungen bewältigt?
Wir haben BPA-Qualitäts- und Risikomanagement in unserer Office 365-Umgebung implementiert. Mit der Software konnten wir uns schnell von unserem Dateiserver verabschieden und Compliance by Design erreichen.
Wie haben Sie die Lösung implementiert? Wie lange hat es gedauert? Welche neuen Herausforderungen hat die Umsetzung mit sich gebracht?
Die Umsetzung erfolgte mit Unterstützung von BPA und unserem internen Projektteam. Wöchentlich wurden aufgezeichnete Sitzungen mit dem BPA-Team organisiert, um Wissen an uns weiterzugeben, die Software zu konfigurieren und die erforderlichen vorgefertigten Arbeitsabläufe zu importieren. Wir entdeckten die Möglichkeiten von Office 365 zusammen mit der neuen QMS-Software, was eine Herausforderung war. Wir sind von unserem alten Dateiserver auf eine neue SharePoint/Power Automate-Workflow-Logik umgestiegen. Wir stießen auf einen natürlichen Widerstand unserer Mitarbeiter gegen Veränderungen, was zu erwarten war.
Welche Ergebnisse haben Sie mit BPA Solutions erzielt – sowohl anekdotisch als auch messbar?
Wir freuen uns sehr über die erzielten Erfolge. Wir haben Audits mit dem neuen System erfolgreich durchgeführt und von den Auditoren eine positive Einschätzung des Nutzens erhalten, der die Einführung eines solchen Systems mit sich bringt. Bei der Migration auf diese neue „automatisierte“ Umgebung konnten wir Verbesserungen feststellen. Wir fangen gerade erst an, die Möglichkeiten eines solchen Systems zu entdecken und werden in Zukunft mehr erforschen.
Gab es etwas Spektakuläres an der einfachen Bereitstellung oder Einbindung der Mitarbeiter?
Neue Mitarbeiter sind positiv beeindruckt von der guten Organisation eines solchen Systems und davon, dass es ein „automatisiertes und integriertes System“ gibt.
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