Zusammenfassung
Was machst du? Beschreiben Sie Ihr Unternehmen.
Benoit Pineault Inc., die Muttergesellschaft von Refraco, wurde 1955 gegründet. Refraco ist seit 1995 auf dem Feuerfestmarkt für die Umwandlung von Primär- und Sekundäraluminium präsent und spielt immer noch eine wichtige Rolle in der Aluminiumforschung in Kanada. Wir fertigen auch Teile und schlüsselfertige Systeme für Schmelzöfen, die Bergbauindustrie sowie Hochtemperatur- und aggressive Umgebungsindustrien. Dank unseres Wissens über feuerfeste Materialien können wir komplexe Teile herstellen, die bei sehr hohen Temperaturen thermischen und mechanischen Stößen ausgesetzt sind. Die Refraco-Teile werden auf der ganzen Welt für die Qualität ihrer Rohstoffe, das bei ihrer Herstellung eingesetzte Fachwissen und die Wiedergabe der Oberflächen der hergestellten Teile gelobt.
Herausforderung
Was war Ihr Problem und welche Herausforderungen hinderten Sie daran, das Problem einfach zu lösen?
In den letzten Jahren wurde unser Qualitätsmanagementsystem zeit- und aufwändig durch verschiedene elektronische Akten oder spezifische Anwendungen unterstützt. Da das Unternehmen schnell wuchs, war es mühsam, all diese Werkzeuge so zu gestalten, dass sie unseren Anforderungen an die Qualitätsverbesserung entsprachen. Außerdem war die Erstellung von KPIs schwierig, da wir viele verschiedene Daten mit unterschiedlichen Systemen verknüpfen mussten, um sie richtig zu machen, und das Risiko nicht so gut kontrolliert wurde.
Wie haben Sie von unserer Lösung erfahren? Haben Sie andere Anbieter in Betracht gezogen? Nach welchen Kriterien haben Sie BPA und Microsoft ausgewählt?
Wir haben im Internet recherchiert, um Software oder Cloud-basierte Anwendungen zu finden, die unsere Anforderungen erfüllen könnten. Wir haben 5 oder 6 verschiedene Anbieter ausgewählt, die uns eine Lösung bieten können, die an unser Unternehmen und unsere zukünftigen Anforderungen in Bezug auf Qualitätsmanagement und Technologien angepasst ist. Die Kriterien, die uns dazu veranlasst haben, BPA zu wählen, waren:
- Vollständige Einhaltung der ISO-Standards;
- Cloud-Basis oder Software;
- Integriert in Microsoft Office 365, aufgrund der Unternehmensentscheidung, hauptsächlich Microsoft Tools zu verwenden;
- Implementierungskosten;
- Lizenzkosten;
- Supportkosten;
- Zugriff auf mobilem Gerät;
- Anpassbare Benutzeroberfläche;
- Einfacher Zugang zum Support-Team (Zeitzone);
- Leicht zu lernen;
- Geringer Verwaltungsaufwand;
- Trainings zeit.
Was war die Lösung? Wie wurden Ihre Herausforderungen bewältigt?
BPA ermöglicht uns die Einhaltung der ISO 9001:2015-Anforderungen und vereinfacht gleichzeitig die Art und Weise des Qualitätsmanagements in seinen spezifischen Modulen. Die Benutzeroberfläche ist anpassbar, was wirklich gut ist, da wir die Möglichkeit haben, alle Informationen einzurichten und nur das zu sehen, was wir auf dem Bildschirm sehen müssen. Benachrichtigungen können einfach eingerichtet werden, um Maßnahmen zu ergreifen, die von den Beauftragten berücksichtigt und übernommen werden, unabhängig davon, ob sie BPA-Mitglieder sind oder nicht.
Strategie
Wie haben Sie die Lösung implementiert? Wie lange hat es gedauert? Welche neuen Herausforderungen hat die Umsetzung mit sich gebracht?
Wir haben uns für einen Mindestsupportplan zur Implementierung von BPA entschieden, da wir bereits über gute IT-Kenntnisse verfügen. Bei der Entwicklung der Lösung wurden und werden wir vom Team von BPA Solutions tatkräftig unterstützt. Wir hatten einen Superuser, der sich vollzeitlich für das Projekt engagierte, und es dauerte nur drei Monate, bis wir zum Go-Live kamen, und es war ein großer Erfolg. Im ersten Teil des Projekts haben wir uns parallel zum Auditprozess auf den Nichtkonformitätsprozess konzentriert.
Wir mussten einige spezifische Ziele erreichen, um den KPI-Anforderungen der Organisation gerecht zu werden. Dies erforderte erhebliche Verbesserungen innerhalb der Datenbank selbst. Dazu müssen wir Datentabellen und Datenfelder hinzufügen und BPA-Tools anpassen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Wir mussten Arbeitsabläufe festlegen, um kundenspezifische Verfahren anzupassen.
Die COVID-19-Pandemie macht die Arbeit außerhalb unserer Einrichtungen noch schwieriger. Online-Schulungen waren die eigentliche Regel und nicht immer einfach umzusetzen.
Ergebnisse
Welche Ergebnisse haben Sie mit BPA Solutions erzielt – sowohl anekdotisch als auch messbar?
Die Zusammenarbeit mit Microsoft Office 365-Tools ist einer der größten Vorteile der Verwendung von BPA.
Der Zeit- und Arbeitsaufwand zur Erreichung der Qualitätsmanagementziele wird verringert und die Kosten für das Qualitätsmanagement sind niedriger als bei unserer vorherigen Lösung. Die Systemverwaltungszeit wurde um mindestens 25% verkürzt.
BPA ist sehr einfach zu verwenden und ermöglicht uns eine effiziente Kommunikation mit allen Microsoft Office 365-Benutzern in unserem Unternehmen.
Sie müssen sich nicht jedes Mal, wenn Sie die App öffnen, bei einer Mitgliedersitzung anmelden, wodurch das Interesse an der Dokumentation von Qualitätselementen erhöht wird.
Sie können auf jedem mobilen Gerät auf BPA zugreifen, was die Verzögerung bei der Dokumentation von Ereignissen verringert.
Die Anpassung ist nicht allzu kompliziert und ermöglicht es uns, jeden Rahmen auf jede Abteilungsanfrage hin einzurichten.
Gab es etwas Spektakuläres daran, wie einfach es war, Mitarbeiter einzusetzen oder einzubinden?
Innerhalb von weniger als 3 Stunden Schulung können Sie neue Benutzer dazu bringen, problemlos mit der App zu arbeiten und dabei nur minimale Unterstützung zu benötigen.
Die Anwender engagieren sich voll und ganz für den Einsatz von BPA während des gesamten Qualitätsprozesses.
