Zusammenfassung
La Fondation Silo ist eine medizinische und soziale Einrichtung, deren Aufgabe es ist, sich um ältere Menschen zu kümmern, indem sie individuelle Dienstleistungen in einer warmen, lebendigen und offenen Umgebung anbietet. Unser Ziel ist es, durch die Einbindung von Familien und Angehörigen dafür zu sorgen, dass sich unsere Gäste körperlich, geistig, sozial und spirituell wohlfühlen.
BPA Quality & Risk Management wurde neben anderen Softwareprodukten vor allem deshalb ausgewählt, weil es mit der Vision des Kunden übereinstimmte, ein globales, sich entwickelndes und kollaboratives Informationssystem und nicht nur eine Qualitätssoftware zu haben.
Herausforderung
Das Hauptziel bestand darin, eine unbefriedigende elektronische Dokumentenverwaltungssoftware, zahlreiche unabhängige Dokumente, Tabellenkalkulationen und einen aufwändigen papierbasierten Ankündigungsprozess zu ersetzen.
Fondation Silo suchte nach einer integrierten Lösung, um Prozessverantwortliche zu motivieren, die Verantwortung für die Verwaltung ihrer Einheiten zu übernehmen. Außerdem wollte der Projektmanager eine prozesszentrierte Lösung haben, was bedeutete, dass Compliance-Dokumente, Risiken und Ankündigungen mit einer zentralen Prozesslandkarte verbunden werden mussten (Bild oben).
Strategie
Der Kunde entschied sich für die Installation von Microsoft SharePoint zusammen mit BPA Quality, um über eine einzige Technologie für die Zusammenarbeit (Intranet) und Prozessverbesserung zu verfügen.
Zunächst wurde eine maßgeschneiderte Prozesslandkarte mit zugehörigen Prozessen eingeführt. Neue Compliance-Dokumentvorlagen wurden vorbereitet, bestehende Dokumente wurden massenhaft in das System migriert und Prozessverantwortlichen zugeordnet.
Der Ankündigungsprozess von Silo deckt viele Zwecke ab, wie Verbesserungsvorschläge, Nichtkonformitäten, Glückwünsche und Audits. Das bestehende papierbasierte Ankündigungsformular wurde digitalisiert und mit Benachrichtigungen automatisiert.
ISO 9001 betont die Bedeutung des Risikomanagements. Identifizierte Risiken wurden in die Software importiert. Restrisiken werden jedes Jahr bewertet und entsprechende Maßnahmen im System nachverfolgt.
Das Projekt wurde in etwa 3 Monaten mit nur 3 Tagen Wissenstransfer abgeschlossen.
Ergebnisse
Das System wurde im Jahr 2018 zweimal mit dem Lob der Prüfer geprüft.
Als messbares Ergebnis beginnen Prozessverantwortliche, ihre Einheiten autonom zu steuern. Im Unternehmen entsteht eine präventive Denkweise. Das Ziel eines integrierten Managementsystems wurde erreicht, wie es die ISO 9001 vorschreibt.
Der frühere zeitaufwändige Ankündigungsprozess verläuft reibungslos.
Die Software wird live bei Qualitätsbesprechungen eingesetzt, um damit verbundene Entscheidungen und Maßnahmen zu verfolgen. BPA Quality ist das einzigartige Tool zur Verknüpfung unserer beiden geografischen Standorte.
