Groupe-E Success Story

Was machst du? Beschreiben Sie Ihr Unternehmen.

Groupe-E ist Hersteller, Produzent und Vertreiber elektrischer Energie sowie Produzent von Dienstleistungen und Gütern im Zusammenhang mit der Energiewende. Das Unternehmen beschäftigt 2.600 Mitarbeiter, verteilt auf rund zehn Standorte in der ganzen Schweiz.

Was war Ihre Herausforderung und welche Lösungen wurden umgesetzt?

Da wir seit rund fünfzehn Jahren zertifiziert sind, verfügen wir bereits über eine Qualitätsmanagement-Software. Wir haben jedoch festgestellt, dass die meisten Software-Editoren auf dem Markt, abgesehen von BPA Solutions, den digitalen Wandel nicht angenommen haben und nicht planen, neue Technologien in zukünftigen Entwicklungen einzusetzen. Andererseits mussten wir stärker mit unserem bestehenden Informationssystem vernetzt werden. Die von uns verwendete Software war in Ordnung, hatte aber keine Verbindung zur restlichen IT des Unternehmens. Drittens waren wir auf der Suche nach einer globalen Kollaborationsplattform für das gesamte Unternehmen, die es uns ermöglicht, selbstständig voranzukommen, ohne systematisch auf den Lieferanten zurückgreifen zu müssen.

Wie haben Sie BPA Solutions entdeckt?

Wir haben 2021 eine Marktstudie gestartet und rund 10 Produkte bewertet und uns für BPA Solutions entschieden.

Wie wurde die BPA-Lösung umgesetzt? Wie lange hat es gedauert?

Gegen Ende des Jahres 2021 starteten wir mit einem Pilotprojekt. Im Jahr 2022 begannen wir mit der Bereitstellung der Produktionslösung und der Migration bestehender Dokumente (mehr als 4000). Dann haben wir weitere Lösungen entwickelt.

Welche Module wurden eingesetzt?

Wir begannen mit der Bereitstellung der Dokumentenmanagementlösung, einschließlich der Verwaltung des gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dann haben wir uns für globales Unternehmensrisikomanagement und Finanzkontrolle entschieden. Jetzt arbeiten wir am Teil der kontinuierlichen Verbesserung, einschließlich der Meldung von Vorfällen, der Verfolgung von Nichtkonformitäten, Lieferanten, Kundenbeschwerden, Verbesserungsvorschlägen und allen Aspekten, die das QMS dynamisch und lebendig machen.

Welche Ergebnisse haben Sie mit den Lösungen von BPA erzielt?

Das erste große Ziel bestand darin, eine gemeinsame Plattform für die Zusammenarbeit und keine getrennte Software mehr zu haben. Wir waren auf der Suche nach einer einfachen Lösung, die jeder nutzen kann. Wir haben mehr als 1000 Leute vor Ort, die lieber Mobiltelefone oder Tablets nutzen. Wir konnten sie nicht bitten, im Büro zu warten, um mit der Nutzung der Software zu beginnen. Die Software musste einfach zu bedienen und einigermaßen intuitiv sein, ohne dass vor der Verwendung ein Handbuch gelesen werden musste. Wir wollten außerdem ein skalierbares System, über das wir die volle Kontrolle haben, ohne BPA für jede Änderung befragen zu müssen.

Wie beurteilen Sie die Expertise des BPA-Teams?

Wir haben festgestellt, dass BPA ein langjähriger Partner von Microsoft mit umfassenden Kenntnissen der SharePoint- und Microsoft 365-Technologien ist. Sie kennen die neuesten Trends und Tools, konnten unsere Fragen beantworten und uns mit Microsoft-Technologien unterstützen.

Welche weiteren Vorteile hatte dieses Projekt für Sie?

Das war eine positive Entwicklung, da wir Teams gerade erst weltweit bereitgestellt hatten und SharePoint schon seit langem zum Speichern von Dokumenten verwendet wird. Das Software-Layout und die Grafiken sind den anderen Produkten, die wir in der Gruppe implementiert haben, sehr ähnlich. Das bedeutet, dass Menschen nicht verloren gehen. Wir hatten kein Feedback von Leuten, die sagten: „Ich verstehe das Tool nicht, ich weiß nicht, wofür es ist und wie man es benutzt.“ Das war gut. Außerdem ist es uns gelungen, mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen intern einzubinden und Wissen über SharePoint und BPA zu vermitteln. Das Softwarewissen hängt nicht nur von einigen wenigen Personen ab, sondern es ist uns gelungen, verschiedene Personen in verschiedenen Geschäftsbereichen einzubeziehen.