Losinger-Marazzi Erfolgsgeschichte

Zusammenfassung

Was machst du? Beschreiben Sie Ihr Unternehmen.

Lozinger-Marazzi ist die Schweizer Tochtergesellschaft von Bouygues Construction. Ihr Tätigkeitsbereich umfasst die Entwicklung nachhaltiger Quartiere und Stadtgebiete, den Bau von Wohngebäuden, die Sanierung bestehender Gebäude sowie den Bau von Krankenhauskomplexen und Industriebauten.

Losinger-Marazzi musste den Projektmanagern vor Ort ein harmonisiertes Tool zur Verfügung stellen, mit dem sie ihre Projekte verfolgen und den Managern Makroberichte über diese Projekte zur Verfügung stellen konnten.

Losinger-Marazzi nutzte bereits SharePoint 2013 und entschied sich für ein Upgrade auf SharePoint Online und die Verwendung von BPA Quality zusammen mit Power Automate und Power BI.

Herausforderung

Was war Ihr Problem und welche Herausforderungen hinderten Sie daran, das Problem einfach zu lösen?

Eine der Herausforderungen für Losinger-Marazzi war die unkontrollierte Vervielfältigung von Projektdokumenten ohne Speicherung von Referenzdokumenten. Für jedes Bauprojekt verwendeten die Manager ihre eigenen Dokumente und passten sie entsprechend ihren Bedürfnissen an. Die Chancen- und Risikoanalyse der Projekte wurde anhand von Excel-Dateien durchgeführt, die auf einem Dateiserver gespeichert waren. Dies machte es schwierig, Daten zu vergleichen und zu melden. Darüber hinaus wurde keine Verantwortung für die Erstellung neuer Dokumente oder die Änderung bestehender Dokumente festgelegt.

Mit der Idee der Prozess- und Dokumentationsharmonisierung wollte Losinger-Marazzi das Management von Bauprojekten verbessern. Jedes Projekt hatte einen separaten Ordner auf einem Server, ohne Regeln für Benennung oder Struktur. Losinger-Marazzi wollte, dass jedes Projekt eine eigene Website mit den richtigen Dokumentations- und Berichtstools ist. Idealerweise sollte beim Start eines Projekts automatisch ein Projektarbeitsbereich mit strengen Benennungsregeln erstellt werden. Daten für die Berichterstellung sollten aus diesen Projektarbeitsbereichen extrahiert und den Managern auf einer separaten Site angezeigt werden.

Losinger-Marazzi wollte auch die Art und Weise verbessern, wie ihre Prozesse mit Mitarbeitern geteilt wurden: Nachdem sie die Qualigram-Software verwendet hatten, empfanden sie dieses Tool als nicht flexibel und kollaborativ genug. Sie benötigten eine leicht zugängliche Prozesslandkarte mit Verknüpfung zu den relevanten Qualitätsdokumenten und Erläuterungen zum Verständnis dieser Prozesse.

Strategie

Wie haben Sie die Lösung implementiert? Wie lange hat es gedauert? Welche neuen Herausforderungen hat die Umsetzung mit sich gebracht?

Die Zusammenarbeit zwischen Losinger-Marazzi und BPA begann im Juli 2017 mit einem Proof of Concept für ein Projekt auf SharePoint Online namens AGILITY. Dieses 2-Phasen-Projekt – Prozesslandkarte und Projekte – wurde von den Abteilungen Qualität und Lean Management unterstützt.

Der POC half Losinger-Marazzi, ihre Spezifikationen fertigzustellen und Bouygues Construction in Paris davon zu überzeugen, auf SharePoint online umzusteigen und ihre IT-Infrastruktur zu ändern.

Die erste Prozessabbildungsphase ging Mitte März 2019 in Produktion.

Dieser Teil umfasste 3 Komponenten:

• die Ablösung der bestehenden Qualigram-Software: Die Prozessdiagramme wurden in SharePoint gespeichert und auf einer Webpart-Seite angezeigt
• die Erstellung einer hochwertigen Dokumentenbibliothek: Dokumente erhielten eine formatierte Referenz und wurden mit dem richtigen Schritt in der Prozesslandkarte verknüpft. Sie wurden den jeweiligen Eigentümern in den verschiedenen Unternehmensbereichen zugeordnet. Genehmigungs- und Berechtigungsworkflows ermöglichten es Mitwirkenden und Genehmigern, diese Referenzdokumente auf dem neuesten Stand zu halten.
• Der Zugang für die verschiedenen Unternehmensabteilungen wurde durch eigene Willkommensseiten für jede Abteilung harmonisiert.

Die zweite Phase des Agility-Projekts befindet sich noch im Aufbau. Diese Phase umfasst:

• die Bereitstellung von Bauprojekten: Zur Speicherung der wesentlichen Projekteigenschaften (Auftraggeber, Betrag, Start- und Fälligkeitstermine…) und Projektschritte wird SharePoint genutzt. Der Projektfortschritt wird anhand von Checklisten bewertet. Dieser Teil ist nur Projektmanagern zugänglich.
• die Bereitstellung dedizierter Arbeitsbereiche – basierend auf einer Site-Vorlage – für jedes erstellte Projekt mit Power Automate.
• die Erstellung von Projektmanagementberichten mit Power Automate und Power BI.

Ergebnisse

Welche Ergebnisse haben Sie mit BPA Solutions erzielt – sowohl anekdotisch als auch messbar?

• Es wurden Workshops organisiert und Agilität dem gesamten Unternehmen präsentiert. Die Zahl der Referenzdokumente sank erheblich auf etwa 150, und es wurde ein neues Referenzformat erstellt, das die ältere Qualigram-Referenz ersetzt.
• Der erste Teil des Projekts war nach zwei Monaten live und der Projekteigentümer bemerkte bereits eine große Akzeptanz des Tools und eine sehr positive Resonanz.
• Die Unternehmensleiter zeigen großes Interesse an der zweiten Projektphase.
• Neue Projekte wurden erwähnt und könnten später hinzugefügt werden: Ziele und Indikatoren (Power BI), Risikobewertung…