Résumé
La Fondation Silo est une institution médico-sociale dont la vocation est de prendre en charge les personnes âgées en proposant des services individuels dans un environnement chaleureux, vivant et ouvert. Notre objectif est de maintenir nos hôtes dans un état de bien-être physique, mental, social et spirituel en intégrant les familles et les proches.
BPA Quality & Risk Management a été sélectionné parmi d'autres logiciels principalement parce qu'il correspondait à la vision du client de disposer d'un système d'information global, évolutif et collaboratif, et pas seulement d'un logiciel de qualité.
Défi
L'objectif principal était de remplacer un logiciel de gestion électronique de documents non satisfaisant, de nombreux documents sans rapport, des feuilles de calcul et un lourd processus d'annonce sur papier.
La Fondation Silo recherchait une solution intégrée pour motiver les propriétaires de processus à devenir responsables de la gestion de leurs unités. Le chef de projet souhaitait également disposer d'une solution centrée sur les processus, ce qui signifie que les documents de conformité, les risques et les annonces devaient être connectés à une carte de processus centrale (image ci-dessus).
Stratégie
Le client a décidé d'installer Microsoft SharePoint avec BPA Quality pour disposer d'une technologie unique de collaboration (intranet) et d'amélioration des processus.
Tout d’abord, une cartographie des processus sur mesure avec les processus associés a été introduite. De nouveaux modèles de documents de conformité ont été préparés, les documents existants ont été migrés en masse dans le système et attribués aux propriétaires de processus.
Le processus d'annonce de Silo couvre de nombreux objectifs, tels que les propositions d'amélioration, les non-conformités, les félicitations et les audits. Le formulaire d'annonce papier existant a été numérisé et automatisé avec des alertes.
La norme ISO 9001 souligne l'importance de la gestion des risques. Les risques identifiés ont été importés dans le logiciel. Les risques résiduels sont évalués chaque année et les actions associées sont suivies dans le système.
Le projet a été réalisé en 3 mois environ avec seulement 3 jours de transfert de connaissances.
Résultats
Le système a été audité deux fois en 2018 avec les compliments des auditeurs.
Résultat mesurable, les propriétaires de processus commencent à être autonomes pour piloter leurs unités. Un état d’esprit préventif émerge dans l’entreprise. L’objectif d’avoir un système de management intégré a été atteint, comme l’exige la norme ISO 9001.
L’ancien processus d’annonce, qui prenait beaucoup de temps, se déroule sans problème.
Le logiciel est utilisé en direct lors des réunions qualité pour suivre les décisions et actions associées. BPA Quality est l'outil unique permettant de relier nos 2 sites géographiques.
