Résumé
Rolf Hänggi est une entreprise suisse qui développe et fabrique des pièces micro-embouties et formées de haute précision principalement pour l'industrie de l'électronique grand public, des semi-conducteurs et de l'horlogerie. Leurs produits de haute qualité sont basés sur une technologie d'outillage unique et innovante ainsi que sur une production de pièces détachées hautement automatisée.
Parmi 4 autres logiciels, Rolf Hänggi a choisi BPA Quality sur SharePoint pour s'éloigner de leur système de gestion de la qualité classique, rigide et inutilisé, basé sur le papier.
Défi
L'idée de mettre en place un logiciel de qualité numérique est venue de la Direction Générale qui souhaitait réduire les coûts et améliorer la satisfaction des clients. L'équipe de direction souhaitait améliorer le quotidien avec une solution moderne et dynamique utilisée quotidiennement par les collaborateurs.
Le logiciel BPA a été choisi « à distance » en raison de la « plus grande profondeur » dans la manière de gérer et d'afficher les relations entre les sujets. Cette flexibilité pour afficher des informations contextuelles dans une interface élégante n'était pas possible avec d'autres logiciels. De plus, SharePoint a apporté les fonctionnalités nécessaires pour configurer facilement tout ce qu'ils voulaient.
Stratégie
La priorité du projet était de cartographier graphiquement les processus internes avec les collaborateurs responsables et les documents de conformité liés aux processus. Les parties prenantes internes et externes (clients, fournisseurs), les machines et les données de maintenance ont été importées dans le logiciel.
Sur le plan stratégique, Rolf Hänggi a mis en place des modules d'analyse SWOT, de risque et de KPI.
« La logique de BPA fonctionne selon notre façon de travailler. Après avoir utilisé le logiciel pendant quelques semaines, nous avons compris ce que nous voulions réaliser avec. Après 3 jours de sessions internes et en ligne, nous étions autonomes pour étendre la solution en ajoutant des modules sur mesure pour l'évaluation des employés et l'analyse des modes de défaillance et de leurs effets (FMEA).
Résultats
Avant la mise en œuvre du logiciel, lorsqu'une réclamation client était enregistrée, une réponse spécifique au client via Word, Excel et des e-mails était effectuée à l'aide de 5 à 10 documents différents et sans rapport pour gérer les réclamations. Avec le BPA, il existe désormais un processus structuré et accessible à tous. Le temps de gestion des réclamations clients a été réduit de 50%.
« Nous avons introduit un « catalogue d'incidents » pour suivre les non-conformités internes avec des images, des numéros de priorité des risques, les causes profondes et comment éviter ces incidents. Le système contribue à développer les connaissances dans l’entreprise, à prévenir les incidents et à réduire les coûts de non-qualité.
«Nous avons construit un module sur mesure pour suivre les compétences des employés nécessaires pour occuper des postes, les entretiens avec les employés, les évaluations et les enquêtes de satisfaction. Le tableau de bord nous permet de savoir quand un poste nécessite des employés qualifiés supplémentaires ou quand les employés ont besoin d'une formation.
« Nous avons reçu des retours très positifs sur notre système QM de la part des clients et des fournisseurs ainsi que des auditeurs. »
« Le BPA permettra à notre organisation d'atteindre plus facilement de nouvelles normes de qualité pour les secteurs industriels que nous ciblons. À l’avenir, lorsque nous serons confrontés à un processus lourd et complexe, nous savons que nous serons en mesure de faire mieux avec le BPA. »
