Résumé
Que fais-tu? Décrivez votre entreprise.
Lozinger-Marazzi est la filiale suisse de Bouygues Construction. Son domaine d'activité comprend le développement de quartiers et de zones urbaines durables, la construction de bâtiments résidentiels, la rénovation de bâtiments existants et la construction de complexes hospitaliers et de structures industrielles.
Losinger-Marazzi avait besoin de donner aux chefs de projet sur le terrain un outil harmonisé pour suivre leurs projets et fournir aux managers des macro rapports sur ces projets.
Utilisant déjà SharePoint 2013, Losinger-Marazzi a décidé de passer à SharePoint Online et d'utiliser BPA Quality avec Power Automate et Power BI.
Défi
Quel était votre problème et quelles difficultés vous ont empêché de résoudre facilement le problème ?
L'un des défis auxquels Losinger-Marazzi était confronté était la multiplication incontrôlée des documents de projet, sans sauvegarde des documents de référence. Pour chaque projet de construction, les gestionnaires utilisaient leurs propres documents et les modifiaient selon leurs besoins. L'analyse des opportunités et des risques des projets a été réalisée sur des fichiers Excel stockés sur un serveur de fichiers. Cela a rendu difficile la comparaison et la communication des données. De plus, aucune responsabilité n'a été établie pour la création de nouveaux documents ou la modification de documents existants.
Avec l'idée d'harmoniser les processus et la documentation, Losinger-Marazzi souhaitait améliorer la gestion des projets de construction. Chaque projet avait un dossier séparé sur un serveur, sans règle de nom ou de structure. Losinger-Marazzi souhaitait que chaque projet soit un site dédié avec les bons outils de documentation et de reporting. Idéalement, un espace de travail de projet devrait être créé automatiquement au lancement d'un projet, avec des règles de dénomination strictes. Les données de reporting doivent être extraites de ces espaces de travail de projet et affichées pour les responsables sur un site distinct.
Losinger-Marazzi souhaitait également améliorer la manière dont leurs processus étaient partagés avec les collaborateurs : une fois utilisé le logiciel Qualigram, ils ont trouvé cet outil pas assez flexible et collaboratif. Ils avaient besoin d'une cartographie des processus facilement accessible, liée aux documents qualité pertinents et avec des explications pour comprendre ces processus.
Stratégie
Comment avez-vous mis en œuvre la solution ? Combien de temps at-il fallu? Quels nouveaux défis la mise en œuvre a-t-elle créés ?
La collaboration entre Losinger-Marazzi et BPA a débuté en juillet 2017 avec une preuve de concept pour un projet sur SharePoint Online nommé AGILITY. Ce projet en 2 phases – cartographie des processus et projets – a été accompagné par les services Qualité et Lean Management.
Le POC a aidé Losinger-Marazzi à finaliser son cahier des charges et à convaincre Bouygues Construction à Paris d'opter pour SharePoint en ligne et de modifier son infrastructure informatique.
La première phase de cartographie des processus a été mise en production à la mi-mars 2019.
Cette partie comprenait 3 éléments :
- le remplacement du logiciel Qualigram existant : les schémas de processus étaient stockés dans SharePoint et affichés sur une page webpart
- la création d'une bibliothèque de documents de qualité : les documents recevaient une référence formatée et étaient liés à la bonne étape dans la cartographie des processus. Ils étaient attribués aux propriétaires des différents départements de l'entreprise. Les workflows d'approbation et d'autorisation ont permis aux contributeurs et aux approbateurs de maintenir ces documents de référence à jour.
- l'accès pour les différents services de l'entreprise a été harmonisé au travers de pages d'accueil dédiées à chaque service.
La deuxième phase du projet Agility est toujours en construction. Cette phase comprend :
- le provisionnement des projets de construction : SharePoint sera utilisé pour stocker les principales propriétés du projet (client, montant, date de début et échéances…) et les étapes du projet. L’avancement du projet sera évalué à l’aide de listes de contrôle. Cette partie sera accessible uniquement aux chefs de projet.
- la mise à disposition d’espaces de travail dédiés – basés sur un modèle de site – pour chaque projet créé, à l’aide de Power Automate.
- la création de rapports de gestion de projet, à l'aide de Power Automate et Power BI.
Résultats
Quels résultats avez-vous obtenus grâce à BPA Solutions – à la fois anecdotiques et mesurables ?
- Des ateliers ont été organisés et l'Agilité a été présentée à l'ensemble de l'entreprise. Le nombre de documents de référence a chuté de manière significative, à environ 150, et un nouveau format de référence a été créé pour remplacer l'ancienne référence Qualigram.
- La première partie du projet était opérationnelle au bout de 2 mois et le porteur du projet a déjà remarqué une grande adoption de l'outil et une réponse très positive.
- Les chefs d'entreprise manifestent un grand intérêt pour la deuxième phase du projet.
- De nouveaux projets ont été évoqués et pourraient être ajoutés ultérieurement : objectifs et indicateurs (Power BI), évaluation des risques…
